秘书不但要能写材料，而且要能改材料。修改材料的难度不亚于撰写材料，修改者不但要能看出材料的毛病，准确修改完善，使之符合工作规范，还要让原稿起草者心服口服，这是很需要眼力和水平的。关于修改材料，历来是仁者见仁、智者见智，各有真知灼见。下面，我结合实践谈谈材料修改问题。

一、判断材料主题是否符合要求

所有材料都应围绕主题起草，从来没有主题不明的材料。鲜明的主题是材料的生命和价值所在，也是真正体现材料作用的核心所在。我们起草材料之前都要首先确定主题，然后才能动手写作，否则材料就有可能因主题不明而乱七八糟、不知所云；该体现的没有体现，该强调的没强调，让听者感觉不到位、不过瘾。材料不论长短，都要紧紧围绕主题把事情说清楚，让别人看明白。

每个材料突出什么观点，讲什么内容，选择哪些素材，说到什么程度，面向哪些对象，分析哪些问题，把握什么口径，表达哪些想法，体现什么意图，实现什么目的，等等，这些都要根据工作需要，围绕主题、突出重点地组织材料、搭建框架，然后起草老船长君。所以，修改材料首先就要看材料是否符合主题，如果符合主题就可着手修改，否则就要打回重新起草，不做无用之功。

二、利用“皮尺尺量法”衡量材料篇幅

---此处隐藏7443字，下载后查看---

材料修改属于开放性工作。我们在修改过程中需要积极主动与各个方面沟通，以求信息对称、内容完善、表述准确、集成智慧，让所处理的公文既达到要求，又充分尊重与吸收报文单位的意见和建议，以免关起门来修改半天最后偏离了主题主线，劳而无功。

公文处理中的沟通主要包含五个方面内容：一是补充完善相关资料，主要是请报文单位补充材料里欠缺的内容、数字等信息。二是商量修改内容的准确性，征求对方意见，保证办文过程通透、接地气。三是如果材料改动内容较多，则需要邀请材料原执笔人参与修改，直接交换意见，保证起草过程与修改过程融为一体。四是注意与相关领导沟通，吸收领导意见和要求，让文件更能体现领导意图，为材料最终获得通过奠定基础。五是对于涉及多个单位的材料，我们还需要在一定范围内充分征求意见，发动各单位提出修改意见，体现各有关单位的思想；遇到涉及人财物等重要工作事项的，我们可能还要多次征求意见，特别是直接承担落实责任的单位，更要提前沟通，必要时要求这些单位提供书面（盖章）意见，作为备案，防止今后落实不到位。

十、文章不怕百人改

好材料是改出来的。材料是集体智慧的结晶，实非一人之功。一份材料从酝酿、起草、修改、完善到最后定稿，经过层层审核把关，集中了各个层面人员的智慧。每个层面人员所处位置不同，承担职责也不同，审视材料的视角也不同，当然看法也会不同，作出改动是正常的、必需的。通过层层把关，材料越改越完善，越改越准确，越改越有生命力，直至改无可改，最后由领导定稿。材料修改过程主要包含七个环节：一是起草过程修改完善，主要是具体执笔人修改完善，直到满意为止。这个环节修改工作量最大，如果修改到位，将为后面完善定稿节省大量时间，减少很多麻烦。二是单位中层管理人员审核把关，主要是执笔人所在部门的负责人审核完善，重点从技术及业务层面具体修改提升，体现本部门最高水平。这个修改环节直接决定材料质量的高低。单位中层部门负责人承担着本部门业务的管理权，熟悉政策、工作重点及领导意图，代表本单位业务工作水平，因此本轮修改直接决定材料质量和水平。三是单位分管领导审核把关，主要是从整体框架、主题观点、关键事项及重大原则等方面审核，除非送审材料太差，基本不会有太多改动，但会直接关系文件的宏观政策以及重点工作，需要基本体现单位层面意见。四是单位主要领导审核，主要看是否充分体现本单位的集体意见、是否有违反上级单位规定等原则性问题，直接决定文件的命运，一般情况下不会作原则性修改。如果经过层层审核之后，在到达单位主要领导那里时材料仍然被改得体无完肤，那么起草者就要深刻反省和修炼功夫了，你就做好挨批与坐冷板凳的思想准备吧。五是多措并举防止差错。作为起草人或者修改者因为接触文件过久，往往难以完全发现瑕疵，但差错可能难以避免，这就需要校阅纸质件，不能仅仅在电脑上浏览。如果是急件或者条件允许的话，我们可以打印多份纸质件，请不同人员同步校阅，最后集中修改，发挥众人智慧交叉检查，可以有效减少差错。六是建立首读人制度，就是材料印刷好之后安排专人负责通读，检查材料的内容、格式、印刷、页码等方面是否存在问题，确认无误之后签字再发。首读人是材料修改把关的最后一道闸门，也是不可或缺的关键环节。如有条件，各类单位都要安排业务素质较好人员担当这个重任。七是材料如果需要上级单位发文，就要面临上级单位的新一轮修改完善工作。新一轮修改完善工作与前面六个方面要求相类似，此不赘述。

总的来说，材料起草及修改工作非常辛苦。每个段落、每句话、每个字甚至每个标点，都可能有错误。不论是执笔人，还是修改者，都要牢固树立文章不怕百人改的豁达理念，认识到修改是完善内容、杜绝差错、提升质量的必要路径，也是与同事切磋交流、学习领导智慧、提升自身水平的重要捷径，坚持心细如发、细致校改的工作态度，务求完美。只有乐于接受别人的修改意见，乐于通过比较修改前后的异同悟出更多写作门道，勇于正视领导批评，做到不怕改、改不怕、怕不改，最后才能改得少、改不动、不需改。